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Titel
Text copied to clipboard!Exekutivsekretär/in
Beschreibung
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Wir suchen eine/n erfahrene/n und hochorganisierte/n Exekutivsekretär/in, um unser Führungsteam bei der Verwaltung von täglichen Aufgaben und strategischen Initiativen zu unterstützen. In dieser Rolle sind Sie die rechte Hand der Geschäftsleitung und spielen eine entscheidende Rolle bei der Sicherstellung eines reibungslosen Betriebsablaufs. Sie werden für die Koordination von Terminen, die Vorbereitung von Berichten und die Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern verantwortlich sein.
Die ideale Person für diese Position ist detailorientiert, diskret und in der Lage, in einem schnelllebigen Umfeld zu arbeiten. Sie sollten über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten verfügen und in der Lage sein, Prioritäten zu setzen, um mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen. Ihre Fähigkeit, Probleme proaktiv zu lösen und die Bedürfnisse der Führungskräfte zu antizipieren, wird entscheidend für Ihren Erfolg in dieser Rolle sein.
Zu Ihren Hauptaufgaben gehören die Organisation und Verwaltung von Kalendern, die Planung und Koordination von Meetings sowie die Vorbereitung von Präsentationen und Berichten. Sie werden auch als Schnittstelle zwischen der Geschäftsleitung und anderen Abteilungen fungieren und sicherstellen, dass Informationen effizient und genau weitergeleitet werden. Darüber hinaus werden Sie für die Verwaltung vertraulicher Informationen verantwortlich sein und sicherstellen, dass alle administrativen Prozesse reibungslos ablaufen.
Wenn Sie eine Leidenschaft für Organisation und Effizienz haben und in einer anspruchsvollen, aber lohnenden Umgebung arbeiten möchten, freuen wir uns darauf, von Ihnen zu hören.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Verwaltung und Organisation von Terminkalendern der Geschäftsleitung.
- Planung und Koordination von Meetings und Veranstaltungen.
- Vorbereitung von Berichten, Präsentationen und anderen Dokumenten.
- Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern.
- Verwaltung vertraulicher Informationen und Dokumente.
- Unterstützung bei der Organisation von Geschäftsreisen.
- Überwachung und Verbesserung administrativer Prozesse.
- Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses innerhalb des Unternehmens.
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen Position.
- Ausgezeichnete organisatorische und kommunikative Fähigkeiten.
- Diskretion und Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen.
- Sicherer Umgang mit MS Office und anderen relevanten Softwareprogrammen.
- Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld zu arbeiten.
- Proaktive Problemlösungsfähigkeiten.
- Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Wie gehen Sie mit mehreren gleichzeitig anstehenden Aufgaben um?
- Können Sie ein Beispiel für eine Situation geben, in der Sie Vertraulichkeit bewahren mussten?
- Wie organisieren Sie Ihren Arbeitstag, um effizient zu bleiben?
- Welche Tools oder Software nutzen Sie zur Verwaltung von Terminen und Aufgaben?
- Wie gehen Sie mit schwierigen oder anspruchsvollen Führungskräften um?
- Haben Sie Erfahrung in der Organisation von Geschäftsreisen?
- Wie stellen Sie sicher, dass wichtige Informationen korrekt weitergeleitet werden?
- Können Sie ein Beispiel für eine erfolgreiche Problemlösung in Ihrer bisherigen Arbeit nennen?
